Uma checklist útil começa pelos documentos que a equipa realmente acompanha. A tabela abaixo apresenta uma seleção de tipos de documento previstos no FermiObra e organiza-os por empresa, obra, trabalhador e equipamento. Pode descarregar o CSV ou o XLSX com as mesmas linhas e campos para registar responsável, estado, validade e próxima ação.
A presença de um tipo nesta lista não significa que seja obrigatório em todas as obras. A equipa define os requisitos globais e os ajusta ao subempreiteiro, à obra, à função e ao equipamento. A obrigação legal, quando exista, deve ser analisada separadamente da configuração do sistema. Um documento recebido só passa a contar após validação e aprovação pela pessoa responsável.
Checklist documental do FermiObra
Use a coluna «Quando incluir» para decidir a aplicabilidade antes de pedir documentos. A coluna «O que verificar» orienta a revisão; não substitui as regras detalhadas de validação nem a decisão do responsável.
| Âmbito | Documento | Quando incluir | O que verificar |
|---|---|---|---|
| Empresa | Alvará ou certificado IMPIC | Conforme a atividade e a habilitação aplicável | Confirmar título e situação atual na consulta pública do IMPIC. |
| Empresa | Certidão permanente | Quando configurada para o subempreiteiro | Verificar código de acesso e informação atual da empresa. |
| Empresa | Certidão de não dívida à Autoridade Tributária | Quando configurada para o subempreiteiro | Confirmar titular e validade da certidão. |
| Empresa | Declaração de situação contributiva da Segurança Social | Quando configurada para o subempreiteiro | Confirmar titular e validade da declaração. |
| Empresa | Seguro de acidentes de trabalho: apólice | Segundo a cobertura exigida para a atividade | Conferir tomador, período e pessoas cobertas quando aplicável. |
| Empresa | Seguro de acidentes de trabalho: recibo | Segundo a cobertura exigida para a atividade | Conferir pagamento e ligação à apólice correta. |
| Empresa | Seguro de responsabilidade civil: apólice | Quando exigido pelo contrato ou pela configuração | Conferir tomador, período e cobertura. |
| Empresa | Seguro de responsabilidade civil: recibo | Quando exigido pelo contrato ou pela configuração | Conferir pagamento e ligação à apólice correta. |
| Empresa | Comprovativo da Taxa Social Única | Quando configurado para o subempreiteiro | Conferir período e pagamento. |
| Empresa | Folha de remunerações da Segurança Social | Quando configurada para o subempreiteiro | Conferir período e correspondência com o comprovativo da TSU. |
| Empresa / obra | Horário de trabalho | Por obra, quando aplicável e configurado | Associar o horário à obra correta e rever alterações. |
| Empresa / obra | Ficha de segurança ou procedimento | Segundo os trabalhos e riscos da obra | Associar a ficha à atividade e à obra a que diz respeito. |
| Empresa / obra | Lista de trabalhadores | Quando usada para comunicar quem intervém na obra | Conferir a lista e a atribuição dos trabalhadores à obra. |
| Trabalhador | Ficha de aptidão médica | Para os trabalhadores abrangidos | Confirmar trabalhador, resultado e validade. |
| Trabalhador | Inscrição na Segurança Social | Para os trabalhadores abrangidos | Confirmar identidade e data relevante. |
| Trabalhador | Entrega de equipamentos de proteção individual | Segundo a função e os riscos | Confirmar trabalhador, equipamentos e evidência de entrega. |
| Trabalhador | Cartão de Cidadão | Quando aplicável ao trabalhador | Tratar os dados pessoais com acesso limitado e confirmar identidade. |
| Trabalhador | Documento de identificação de trabalhador estrangeiro | Quando aplicável ao trabalhador | Confirmar identidade e validade do documento. Se necessário, rever a situação de residência em separado. |
| Trabalhador | Certificado de formação | Segundo a função e a formação exigida | Confirmar trabalhador, formação e validade quando exista. |
| Trabalhador | Contrato de trabalho | Quando exigido pela configuração global ou do subempreiteiro | Conferir a identificação e a data relevante. |
| Equipamento | Declaração CE | Segundo o tipo de equipamento | Conferir identificação do equipamento. |
| Equipamento | Manual de instruções em português | Segundo o tipo de equipamento | Conferir a versão aplicável ao equipamento. |
| Equipamento | Plano de manutenção | Segundo o equipamento e o plano aplicável | Confirmar o plano aplicável ao equipamento. |
| Equipamento | Registo de manutenção | Segundo o equipamento e o plano aplicável | Verificar intervenções e datas. |
| Equipamento | Relatório de verificação (DL 50/2005) | Quando o equipamento estiver sujeito a verificação | Conferir equipamento, resultado e data da última verificação. |
| Equipamento | Seguro do equipamento | Quando aplicável ao equipamento | Conferir apólice, período e prova de pagamento quando aplicável. |
| Equipamento | Seguro da viatura: apólice | Quando aplicável ao equipamento ou viatura | Conferir viatura, tomador e período da apólice. |
| Equipamento | Certificado de manobrador | Conforme a função e a classe de equipamento; não é requisito universal | Confirmar operador, classes de equipamento e validade; a falta é sinalizada para revisão. |
| Trabalhador | Passaporte | Quando aplicável como documento de apoio | Confirmar identidade e validade; não substitui a análise do direito de trabalho. |
| Trabalhador | Credencial de exame médico | Quando usada como documento de apoio | Associar ao trabalhador e confirmar o contexto do exame. |
Como aplicar a lista a cada obra
- Identificar o contexto. Confirmar a atividade, a obra, os trabalhadores, os equipamentos e as exigências do contrato.
- Configurar os requisitos. Partir dos tipos globais e ajustar o que se aplica a cada subempreiteiro e obra. Nem todos os documentos da tabela são exigidos a todos.
- Recolher e verificar. Associar cada ficheiro à empresa, pessoa, equipamento ou obra certa; conferir identidade, período, cobertura e validade conforme o tipo.
- Aprovar e acompanhar. A classificação e os avisos ajudam a revisão, mas a aprovação continua a caber à equipa. Reavaliar documentos quando vencerem ou quando mudar o contexto.
O que fica fora desta checklist documental?
O registo de subempreiteiros e trabalhadores no estaleiro previsto no artigo 21.º do Decreto-Lei n.º 273/2003, a cópia do contrato em execução quando aplicável, a comunicação de regras de segurança e a autorização de acesso podem fazer parte do processo da obra. Não são, por isso, apresentados como tipos normais de documento da checklist do FermiObra. Devem ter responsáveis e registos próprios, conforme o procedimento da organização.
Para organizar datas e renovações, leia também como controlar a validade dos documentos dos subempreiteiros.